Officepaketet – Värt Att Veta – IT–tips för dig som jobbar på LiU

21 augusti 201921 augusti 2019

Spela in en föreläsning i PowerPoint

Du kan på ett enkelt sätt spela in din föreläsning direkt i PowerPoint och på så sätt låta dina studenter ta del av föreläsningen när de själva vill. Kanske är du intresserad av att använda dig av s.k. ”Flipped Classroom” eller så har du en föreläsning på en distansutbildning? Då kan det här vara ett bra sätt.

Förberedelser

Det enda du behöver är PowerPoint och ett headset. För en bra ljudkvalitet är det bättre med ett headset än datorns inbyggda mikrofon. Använd gärna något av de inspelningsrum som Didacticum har på respektive Campus. Där finns dator, mikrofon och ibland även webbkamera ifall du vill spela in dig själv samtidigt.

Ha gärna ett manus eller stödord framför dig när du spelar in så du vet att du får med vad du tänkt dig till varje bild, utan allt för mycket upprepningar och stakningar. Tänk dock på att inte prassla med för mycket papper under inspelningen.

Nedan finns två filmer för olika versioner av Powerpoint, nyast överst.

Office 365

Videons längd: 6:56. Klicka här eller på Vimeologgan nere i hörnet om du vill se den i större format >>)

Äldre version av Office (2013-2019)

(Videons längd: 6:20. Klicka här eller på Vimeologgan nere i hörnet om du vill se den i större format >>)

Dela din föreläsning som film

Om din föreläsning ska läggas upp på t.ex. Lisam, Youtube eller Vimeo så ska du exportera den som en film i mp4-format. (Det framgår i filmen hur man gör). Lägg INTE ut ppt-filen på Lisam. I office för Mac går det tyvärr inte alltid att exportera till mp4. Använder du Mac, be snällt en kollega med PC att få sköta konverteringen på deras dator istället, eller använd någon av studiodatorerna.

Rekommenderad längd på filmer är runt 10-15 minuter, gärna kortare. Har du en längre föreläsning är det bättre att dela upp inspelningen i flera filmer/avsnitt. Det gör det lättare för studenterna att ta till sig materialet och fler kommer se hela ditt material.

OBS!
När du sparar din Powerpoint-fil – se till att spara i .pptx! Om du sparar i ett äldre format (om du t ex återanvänder en gammal presentation) och sparar så förlorar du ljudinspelningarna. Det kommer i så fall upp en varningsruta när du sparar. Avbryt och välj det nyaste formatet och spara din fil. På så vis har du kvar ljudinspelningarna och kan uppdatera valda delar längre fram vid behov.

Lycka till!

/Emma

PS: Lämna gärna en kommentar nedan om hur du brukar använda inspelade föreläsningar!

18 oktober 201810 april 2019

Skärminspelning i Powerpoint

I Powerpoint 2013 och 2016 för windows finns en funktion för att spela in vad du gör på hela eller delar av din skärm. Praktiskt om du i din presentation vill kunna spela upp en sekvens där du visar något du gör på datorn – kanske från en webbsida eller hur ett visst program fungerar.

Så här fungerar det:

Ta fram den bild i ditt bildspel där du vill ha filmsekvensen. Gå till fliken ”Infoga” och välj ”Skärminspelning”.

I den kontrollpanel som kommer upp kan du välja att markera den del av skärmen du vill spela in och om du även vill spela in ljud till sekvensen och om pekaren ska synas eller inte. De grå markeringarna betyder att alternativet är aktivt.

När du är klar med inställningarna trycker du på ”Spela in”. Du får då upp en nedräkningsruta som räknar ner från 3 till 1 och din inspelning startar. För att stoppa inspelningen trycker du Windows-flagga + Shift + Q. Då infogas klippet på din bild i Powerpoint. I nederkant hittar du play-knapp och status-bar som visar hur långt klippet spelat. I övre menyn kan du ställa in olika saker för ditt filmklipp. T ex om du vill ställa in en särskild stil eller ramlinjer och dylikt.

Byter du till fliken ”Uppspelning” kan du bearbeta ditt klipp. Här kan du till exempel ställa in hur klippet ska spelas upp (automatiskt när du bläddrat till bilden eller om du vill klicka igång det). Här kan du också klippa bort material i början och slutet av klippet – trimma.

Genom att dra i den gröna och röda markören kan du ta bort material i början och slutet av klippet. Det går dock inte att klippa bort sekvenser mitt i.

Du kan också exportera filmklippet från Powerpoint. Högerklicka på filmen och välj ”spara media som…”. Välj plats på datorn som vanligt och spara. Formatet blir en vanlig mp4-fil som du kan använda som vilken filmfil som helst.

//Emma

4 oktober 201814 augusti 2018

Svara till annan mottagare i Outlook

Skickar du ibland e-post på uppdrag åt andra? Då är det vanligt att mottagarna skickar svar och frågor till dig istället för till den som egentligen kan besvara dem. I Outlook kan du ställa in så att breven automatiskt skickas till en annan mottagare när någon trycker på ”svara”.

Så här gör du:

Skriv ditt brev och lägg till mottagare precis som vanligt. Gå till fliken ”Alternativ” och välj ”Direktsvar till”

Kryssa i rutan ”Skicka svar till” och fyll i vem du vill att svar på brevet ska gå till. Det går att ha flera mottagare. Du själv behöver inte vara med alls.

På det här sättet går eventuella svar på ditt brev direkt till någon annans adress och eventuella frågor kan komma till rätt person direkt utan att du behöver vidarebefordra breven manuellt.

/Emma

20 september 201814 augusti 2018

Fördröj leverans av e-post

Ibland vill du kanske förbereda ett e-postmeddelande men skicka iväg det vid ett senare tillfälle. Det går utmärkt att göra i Outlook.

Skriv ditt meddelande precis som vanligt:

Gå till fliken ”Alternativ” och välj ”Fördröj leverans”

I dialogrutan som dyker upp kan du ställa in dag och tid då mejlet ska skickas iväg.

Klicka sen på ”skicka” precis som vanligt. Brevet ligger kvar i din Utkorg fram till den tidpunkt då du ställt in att det ska gå iväg. Datorn behöver inte vara igång den tid då brevet ska gå iväg. Det skickas ändå från servern.

Om du vill göra ändringar i brevet eller skicka iväg det direkt öppnar du bara brevet från Utkorgen och gör dina ändringar. Vill du att det ska gå iväg direkt går du in i Fördröj leverans igen och tar bort krysset ur rutan. Stäng och skicka iväg på vanligt sätt. Om du ångrar dig och inte vill skicka iväg meddelandet längre är det bara att ta bort det från Utkorgen.

//Emma

23 augusti 201810 augusti 2018

Mötesbokning i Outlook

Outlook har ett praktiskt system för mötesbokning. Allra bäst fungerar det om de flesta man ska bjuda in finns inom din egen organisation (LiU i vårt fall) och även använder sin Outlook-kalender. Då kan Outlooks schemaläggningsassistent hjälpa till att finna en lämplig mötestid då alla kan vara med. Men det fungerar även att använda oavsett om mottagarna finns inom LiU eller om de använder Outlook eller inte.

Fördelen för dig som bjuder in är att du kan samla information om vilka som tackat jag på ett ställe och enkelt kan kommunicera med deltagarna. Fördelen för den som får inbjudan är att det läggs till automatiskt i kalendern utan att denne själv behöver skriva in det.

I filmen visar jag hur det går till.

(Filmens längd 7:05. Klicka här eller på vimeo-loggan nere i hörnet för att se filmen i full storlek.)

I filmen visas exempel på hur det ser ut på PC. Funktionerna är samma i Outlook för Mac men menyerna ser lite annorlunda ut. Så här ser schemaläggningsassistenten ut:

/Emma