Bekräftelse via e-post från Forms-formulär

Microsoft Forms kan användas till att skapa formulär, till exempel anmälningsformulär och utvärderingar. Jag gillar Forms eftersom att det är relativt enkelt att använda. Men ibland kan jag sakna viss funktionalitet. Till exempel så skulle jag vilja att det gick att låta svarande automatiskt få en e-postbekräftelse med sina svar efter att de fyllt i formuläret. Det går inte att göra i Forms, men det finns ändå än lösning och den heter Power Automate.

Power Automate är också en Microsoft-applikation. Den låter dig skapa flöden, alltså att den viss händelse triggar igång en annan händelse. Den triggande händelsen kan vara att någon besvarar ett Forms-formulär, och den efterföljande händelsen kan vara att det går iväg ett e-post-meddelande till den svarande.

I videon visar jag hur det går till.

Bekräftelse via e-post i Forms from Stina Hellberg on Vimeo.

Skapa breakout rooms baserat på poll-resultat i Zoom

I ett Zoom-möte kan du använda Polls för att ställa flervalsfrågor till deltagarna, och Breakout rooms för att dela in deltagarna i samtalsgrupper. Nu har Zoom gjort det möjligt att kombinera dessa två funktioner. Du kan till exempel fråga deltagarna vilket samtalsämne som intresserar dem mest, och sedan göra gruppindelningen baserat på svaren. Du kommer att få se en förhandsvisning av gruppindelningen innan du aktiverar breakoutrooms vilket ger dig möjlighet att flytta runt deltagare om någon grupp blivit för stor eller liten.

Läs mer om hur du går tillväga i Zooms kunskapsartikel Creating breakout rooms from poll results.

Svartvit teckning av två datorskärmar med personer som talar med varandra.
Bild genererad av Stina Hellberg med Dall-E.

Visa upp en dokumentlista på en Sharepoint-sida

Sharepoint är det system som både LiU:s intranät Liunet och lärplattformen Lisam bygger på.

Det finns en webbdel som heter Dokumentbibliotek som är användbar när du vill visa upp en lista med dokument. Till exempel protokoll från ett återkommande avdelningsmöte eller åhörarkopior från föreläsningar. Webbdelen kan visa upp dokument från en mapp i ett befintligt dokumentbibliotek. Du kan till exempel göra en mapp för åhörarkopior i Kursdokument i ett Lisam kursrum. Det är även möjligt att skapa ett nytt dokumentbibliotek och sedan visa upp det i webbdelen Dokumentbibliotek. Jag visar hur i videofilmen här:

Webbdelen Dokumentbibliotek from Stina Hellberg on Vimeo.

Dela visning av din Outlook-kalender

En kollega kontaktar dig och frågar när du har tid att ses. Istället för att i text skriva vilka tider du har möjlighet så kan du dela din Outlook-kalender.

  • Gå till Outlook på webben.
  • Klicka på kugghjulet uppe i höger hörn och gå till Visa alla Outlook-inställningar.

  • Gå in på fliken Kalender – Delade kalendrar.
  • Fäll ut menyn Välj en kalender och välj Kalender.
  • Välj vad du vill att kalendern ska visa. Den enklaste varianten, som oftast är tillräcklig, är Kan se när jag är upptagen.
  • Klicka på Publicera.

  • Klicka på HTML-länken och välj Kopiera länk.

  • Skicka länken till kollegan, som nu kommer att kunna öppna länken i sin webbläsare för att se vilka tider du är upptagen i din Outlook-kalender.

Tips!

Lägg till adressen som favorit i din webbläsare, så att du snabbt kan nå den nästa gång du vill skicka den till en annan kollega.

Lägga till en webbplats i mina favoriter i Microsoft Edge

Skapa, visa och redigera bokmärken i Google Chrome

Lägga till webbplatser som favoriter i Safari

Annotera tillsammans på skärmdelning i Teams

När du delar skärm i ett Teams-möte kan du välja att aktivera möjligheten att annotera, alltså rita och peka på det delade innehållet. När du aktiverar annotering så får du först välja om bara du som delar ska kunna annotera, eller alla i mötet. Du kan närsomhelst växla mellan dessa två alternativ, eller avbryta annoteringsläget när du vill gå vidare till att visa något nytt.

Att annotera i ett möte är särskilt användbar när någon i en arbetsgrupp ska visa upp ett förslag där alla ska kunna bidra med möjliga förbättringar eller frågor om sådant som är otydligt.

Youtubern Mike Tholfsen visar oss hur det går till att annotera i Teams-möten.