Etikett: Outlook

Publicerat

Schemalägg ett e-postmeddelande

Du har skrivit ett e-postmeddelande och är redo att skicka iväg det till mottagaren, men vill inte att det ska nå mottagaren riktigt än. Kanske för att du vill förbereda ett Grattis på födelsedagen-mejl, eller kanske bara för att du inte vill att mottagaren ska se hur kvälls- eller morgonpigg du är. Då kan du schemalägga att e-postmeddelandet ska skickas iväg en särskild tid.

Förbered ditt e-postmeddelande och gå sedan in på fliken Alternativ och klicka på knappen Fördröj leverans.

Då öppnas ett nytt fönster. Inställningen Leverera inte före är markerad och du kan välja vilket datum och klockslag du vill att meddelandet skickas iväg. Klicka sedan på Stäng och skicka därefter iväg meddelandet som vanligt. Meddelandet kommer att lägga sig i Utkast-mappen tills att klockslaget nås, då det automatiskt kommer att skickas iväg (och flyttas till din Skickat-mapp)

Publicerat

Schemaläggningsomröstning gör det enklare att välja mötestid

Att bestämma en mötestid med kollegor kan ibland vara en utmaning. Men med Outlooks Schemaläggningsomröstning får du god hjälp. Börja med att skriva ett mejl till de som ska delta på mötet. I menyn i e-postfönstret finns knappen Svara med schemaläggningsomröstning. Klicka på den för att öppna ett fönster som förestår lämpliga tider.

Påbörjat e-postmeddelande i Outlook. Uppe till höger finns knappen Svara med schemaläggningsomröstning.

Markera några tider där mottagarna ser ut att vara lediga och skicka sedan med omröstningen i e-postmeddelandet. När mottagarna har röstat går du in i omröstningen och väljer vilken av tiderna du vill bjuda in till.

Mike Tholfsten har spelat in en video där han visar hur det hela går till.

 

Publicerat

Bekräftelse via e-post från Forms-formulär

Microsoft Forms kan användas till att skapa formulär, till exempel anmälningsformulär och utvärderingar. Jag gillar Forms eftersom att det är relativt enkelt att använda. Men ibland kan jag sakna viss funktionalitet. Till exempel så skulle jag vilja att det gick att låta svarande automatiskt få en e-postbekräftelse med sina svar efter att de fyllt i formuläret. Det går inte att göra i Forms, men det finns ändå än lösning och den heter Power Automate.

Power Automate är också en Microsoft-applikation. Den låter dig skapa flöden, alltså att den viss händelse triggar igång en annan händelse. Den triggande händelsen kan vara att någon besvarar ett Forms-formulär, och den efterföljande händelsen kan vara att det går iväg ett e-post-meddelande till den svarande.

I videon visar jag hur det går till.

Bekräftelse via e-post i Forms from Stina Hellberg on Vimeo.

Publicerat

Var ska jag arbeta imorgon?

I dagens arbetsliv har många av oss inte längre bara en arbetsplats dit det är självklart att vi åker till varje morgon. Kanske jobbar vi hemma ett par dagar i veckan, eller kanske har vi uppdrag som innebär att vi sitter på i olika byggnader olika veckodagar. Jag är en av dessa personer, då jag ibland befinner mig i Studenthuset, ibland i D-huset och ibland är ute på uppdrag på helt annan plats. För att underlätta för mig själv har jag därför skaffat mig en ny rutin. I slutet av varje vecka tar jag en titt i kommande veckas schema för att se vilka platsbundna aktiviteter jag har schemalagda och baserat på det bestämmer mig för var jag ska ha min bas varje dag.

Om jag dubbelklickar i Outlook-kalendern precis under datumet så schemaläggs aktiviteten som en heldags-händelse och placeras därför högst upp på varje dag. Då kan jag snabbt överblicka vilken dag jag ska vara på vilken plats, och om jag har min kalender delad med kollegor så kan de ha koll på var jag håller hus.

Publicerat

Snabb åtkomst till Ångra-knappen

En bra sak med att jobba digitalt är att det är så smidigt att backa tillbaka när man gjort fel. Bara ett snabbt klick på Ångra-knappen för att återställa det misstag man just gjorde. Eftersom att Ångra-knappen är så viktig så vill jag gärna ha den direkt nåbar utan att behöva leta mig fram i menyerna.

I Microsofts skrivbords-appar (t.ex. Word, Excel, PowerPoint, Outlook) finns något som heter Verktygsfältet Snabbåtkomst. Om du har detta aktiverat så ligger det antingen ovanför…

…eller under menynfliksområdet.

Detta är alltså ett fält som alltid är synlig, oavsett vilken flik du för tillfället befinner dig under. Du kan själv välja vilka funktioner du vill ha snabb åtkomst till.

Såhär gör du:

  • Öppna ett dokument i det programmet du ska använda (t.ex. PowerPoint eller Word), klicka på Arkiv-fliken och gå till Alternativ.
  • Klicka på fliken Verktygsfältet Snabbåtkomst. För att det här fältet ska vara synligt så markerar du på Visa verktygsfältet Snabbåtkomst. Välj om det ska vara placerat Ovanför eller Under menyfliksområdet.
  • Sedan är det fritt fram att välja vad som du vill ha snabb åtkomst till. Under Vanliga kommandon finns bland annat kommandot Ångra. Markera det och klicka på Lägg till. Passa gärna på att skumma igenom samtliga kommandon för att se om det finns fler du vill lägga till. Du kan fälla ner menyn här för att se valbara kommandon från de olika flikarna.
  • När du är klar klickar du på Okej.