Etikett: Outlook

Publicerat

Skapa en kontaktgrupp i Outlook

Mejlar du ofta till samma grupp personer? Då kan det vara en god idé att skapa en kontaktgrupp i Outlook.

Gå in under START-fliken och klicka på Nya objekt. Sedan väljer du Fler objekt och Kontaktgrupp.

Outlook 1

Börja med att namnge gruppen och klicka sedan på Lägg till medlemmar. Om kontakterna jobbar här på LiU så bör du kunna hitta dem i adressboken. I annat fall får du skapa en Ny e-postkontakt. När du har lagt till samtliga medlemmar klickar du på Spara och stäng.

Outlook 2

 

När du ska mejla gruppen så börjar du skriva gruppnamnet i mottagarrutan för att få fram det som förslag. Om du vill mejla nästan hela gruppen, men inte riktigt alla, så klickar du på plustecknet bredvid gruppnamnet. Då syns varje kontakt för sig och du kan då välja att ta bort namn. Detta påverkar bara vilka som ska få det aktuella mejlet, kontakten tas alltså inte bort från kontaktgruppen.

Outlook 3

 

Vill du göra en permanent ändring av medlemmarna i kontaktgruppen så dubbelklickar du istället på gruppnamnet. Klicka därefter på Redigera.

Outlook 4

 

/Stina

Publicerat

E-postsignatur i Outlook

Alla medarbetare vid LiU ska använda LiU:s e-postsignatur. Tänk på att du inte får ändra något annat än dina egna uppgifter i den. Det är inte tillåtet att ändra teckensnitt, ta bort eller lägga till text eller bilder eller på annat sätt förvanska signaturen. Det är för att enhetlighet och igenkänningsfaktor för LiU ska bli så god som möjligt. Nedan finns instruktioner för både Windows och Mac.

Windows

Om din dator är en s.k. AD-klient (den är i så fall märkt med en klisterlapp där det står AD-klient XXXX) så finns signaturen redan installerad I din Outlook. Öppna ett nytt mejl och klicka på ”Signatur”

 

Infoga signatur

 

Klicka på ”Signaturer”.

 

Redigera signatur

 

Fyll i dina egna uppgifter i den svenska och den engelska signaturen. I övre högra hörnet väljer du vilken som ska vara din standardsignatur vid nya meddelanden och vid svar.

Mac (OS X)

Om din Mac är AD-ansluten (se etikett på datorn ”AD-klient XXXX) finns signaturerna förinstallerade på din dator. Starta programmet LiU Outlook Signature Generator (enklast via Spotlight-sökning).

 

Signature Generator

 

Signaturerna importeras. För att redigera dem öppnar du inställningar för Outlook -> Signaturer (eller klickar på knappen i rutan som dyker upp efter importen).

 

Inställningar

 

Markera den signatur du vill redigera och skriv in dina uppgifter. Klicka på ”Standardsignaturer” för att välja vilken signatur som ska användas i nya meddelanden och vid svar.

 

Standardsignatur

 

(Den här guiden för Mac hittar du även på IT-avdelningens supportsidor: https://zero.comaround.com/sv-se/content/665382/?ctxt=search#/ Där finns även guider för andra mejlprogram och för dig som inte har en AD-ansluten dator.)

/Emma

Publicerat

Öppna delade kalendrar i Outlook

Ju fler som använder den elektroniska kalendern i Outlook – desto enklare blir det också att boka in möten.  Idag tänker jag visa hur du öppnar andras kalendrar och hur du kollar bokningar i konferensrum som bokas via Outlook.

Börja med att gå till din kalender i Outlook. Klicka sen på knappen ”Öppna kalender”:

Kalender1

Välj om du vill öppna en persons kalender eller ett rum. I mitt exempel väljer jag att öppna från rumslistan:

kalender2

I listan väljer jag vilket eller vilka rum jag vill öppna och markerar dem. Därefter klickar jag på knappen ”Rum ->” och lägger till dem. Klicka på OK.

kalender3

Då kommer de upp i min lista över kalendrar i vänstra verktygsfältet. 

Kalender4

De kommer finnas kvar där nästa gång du öppnar kalendern så du enkelt kan titta på dem igen. Kryssa bara för rutan framför den kalender du vill titta på. Du gör på precis samma sätt för att öppna andra personers kalendrar, de kommer då upp i listan under ”Delade kalendrar”. För att kunna se detaljer i andra personers kalendrar (utöver upptaget/ledigt) så måste de ha gett dig behörighet. Mer om det i kommande inlägg!

/Emma