Författare: Richard Nylander

Det är inte ovanligt att stöta på problem olika situationer när det handlar om att bli inbjuden till ett Teams- eller SharePoint-webbplats. Ibland kan det vara utmanande att veta exakt hur man ska gå tillväga. För att underlätta har vi sammanställt några tips och guider nedan som förhoppningsvis kan vara till hjälp.

Innehåll:

• Microsoft-konto
  • Din arbetsplats har redan en Microsoft-lösning och din e-post är redan koppla till ett Microsoft-konto
  • Du har redan skapat ett Microsoft-konto på din e-postadress
  • Du har inte skapat ett Microsoft- konto på din e-postadress
    • Inbjudan
  • Skapa konto
  • Andra problem som kan uppstå när du får en inbjudan:
  • Vid supportbehov

Microsoft-konto

När någon på Linköpings universitet bjuder in dig till ett Teams-team, eller SharePoint-webbplats, mapp eller fil krävs det att du har ett Microsoft-konto kopplat till den e-postadress som inbjudan skickas till. Annars kommer du inte att få åtkomst till det som delas med dig.

Antingen har du redan ett Microsoft-konto kopplat till e-postadress eller så har du det inte, nedan följer lista på möjliga scenarier som kan stämma in på dig.

1. Din arbetsplats har redan en Microsoft lösning och din e-post är redan koppla till ett Microsoft-konto

2. Du har redan skapat ett Microsoft-konto på din e-postadress

3. Du har inte skapat ett Microsoft- konto på din e-postadress

Din arbetsplats har redan en Microsoft-lösning och din e-post är redan koppla till ett Microsoft-konto

Normalt borde detta innebära att det kommer att fungera, men det som kan hända är:

Problem:
Om din arbetsplats inte synkar ditt arbetskonto med molnet, så kan inte en koppling skapas mot Linköping universitet och du kan inte få åtkomst Teams eller filer.

Lösning 1:
på detta är att du som användare pratar med din IT-avdelning och de måste tillåta att ditt arbets-konto får finnas i molnet.

Lösning 2:
Att du skapar ett Microsoft-konto med den e-postadressen som du blivit inbjuden med, på följande sida: https://account.microsoft.com/account

Du har redan skapat ett Microsoft-konto på din e-postadress

Om du redan har en Microsoft-konto så borde delningen fungera direkt, men det kan uppstå problem, som t ex:

• Du har glömt lösenordet till ditt Microsoft-konto, då är lösningen att du skapar ett nytt lösenord genom att använda funktion ”Glömt lösenord”

Du har inte skapat ett Microsoft- konto på din e-postadress

Inbjudan
Själva utseendet på meddelandet med inbjudan varierar beroende på vilket sätt man bjuder in en extern adress.

Inbjudan skickad via Teams

---

Inbjudan skickad via Outlook

---

Inbjudan skickad via SharePoint

---

Skapa konto

Om inbjudan kommer från Teams kan du följa stegen nedan.

Om inbjudan kommer från Outlook eller SharePoint måste du först skapa konto på denna länk: https://account.microsoft.com/account och därefter följa stegen nedan.

Först kommer frågan om att skapa ett konto, klicka på ”Next”

Skriv sedan det lösenord som du vill använda till ditt Microsoft-konto, klicka på ”Next”

Fyll i ytterligare uppgifter till konto, klicka på ”Next”

Ett e-postmeddelande med en kod kommer skickas till den adress som du skapade till Microsoft-konto med. Ange koden och klicka ”Next”

Du kommer nu att behöva lösa ett pussel, för intyga att du inte är en robot, klicka på ”Next”

Lös pusslet och klicka på ”Submit”

Om du löst pusslet, så får du en verifiering.

Därefter måste acceptera att Linköpings universitet kommer att spara uppgifterna som du precis har skrivit in. Klicka på ”Accept”

Nu är kontot skapat och du kan komma åt det Team eller de filer som som har blivit delat med dig.

---

Andra problem som kan uppstå när du får en inbjudan:

Du får upp denna inloggningsruta:

Om ditt Microsoft-konto är skapat loggar du in med det, om inte så måste du skapa ditt Microsoft-konto via denna länk: https://account.microsoft.com/account, se stegen för att skapa konto ovan.

Vid supportbehov

Om du har provat ovanstående guider och tips och inte kan logga in, så kan du kontakta Linköpings universitets Helpdesk via helpdesk@liu.se eller 013-282828

Skicka med eller ha gärna följande information tillgänglig:

• Felbeskrivning, vad försökte du göra, hur gjorde du, vad hände?
• Skärmdumpar/Skärmbilder
• Eventuella inbjudningsmejl
• Vem har du fått inbjudan av

Inte alla känner till möjligheten att infoga fält via snabbdelar i Word. Ett fält som de flesta känner till är sidnummer, men det finns en uppsjö av fält som kan infogas i ditt dokument.

Varför infoga fält i sitt Word-dokument?

Det är för att slippa skriva samma sak på flera ställen, eller för slippa uppdatera information som redan finns tillgänglig. Exempel på detta kan vara:

• Titeln på dokumentet i sidhuvudet
• Nuvarande kapitel/rubrik i sidhuvudet
• Senast ändrad datum
• Ändrad av person
• Totalt antal sidor i dokumentet

Alla information ovan finns redan i Word och istället för skriva det manuellt i dokumentet använder vi respektive fältkod istället.

Så här gör du för att infoga fält i ditt dokument

I Infoga¹ menyn vid Text² sektionen finns knappen Snabbdelar³

Där finns valet Fält…, för att öppna Fält-fönstret och hitta de fält du vill infoga.

Fält-fönstret innehåller alla fält som går att infoga uppdelat i kategorier, men det är inte alltid lätt att hitta rätt fält då de ibland har namn som inte matchar fältinnehållet.

Varje fält har en beskrivning som kan hjälpa till så att man hittar rätt fält.

Exempel på hur det kan se ut

Nedan är ett exempel på några fält och hur man kan använda dessa i Word dokument.

Först en bild på ett exempel-dokumentet

---

---

Sedan en bild på vilka delar som är fält

---

Nedan följer en lista på de fält som används och hur du kan hitta dessa i Fält-fönstret.

Nr	Beskrivning	Kategori	Fält
1	Filnamn med sökväg	Dokumentinformation	Filnamn
2	Rubriktext (Rubrik 1)	Länkar och referenser	StyleRef
3	Titel på dokumentet	Dokumentinformation	Title
4	Senast ändrad av	Dokumentinformation	LastSavedBy
5	Senast ändrad	Datum och tid	SaveDate
6	Sidnummer	Numrering	Page
7	Totalt antal sidor	Dokumentinformation	NumPages

Detta är några exempel på hur du kan infoga fält i ditt Word-dokument och slippa manuellt ändra i dokumentet. Om antalet sidor ändras så uppdateras det fältet automatiskt, om en ny person uppdaterar dokumentet så uppdateras vem som ändrade dokumentet tillsammans med nytt datum.

Den 13 februari kommer vi att visa olika verktyg och tekniker för att ta och redigera skärmklipp. Du kommer lära dig att göra snygga skärmklipp, snabbt och smidigt.

• Skärmklipp i Windows och Mac
• OneNote
• PowerPoint
• Greenshot
• Screenpresson

Vi ses i Zoom den 13 februari kl. 9.00-9.45. Aktiviteten riktar sig till anställda vid Linköpings universitet, ingen föranmälan krävs. Information och länk till Zoom-mötet finner du på informationssidan om Tips-Tisdag på intranätet Liunet.

Lär dig vad SharePoint-listor är och hur du skapar och använder dem effektivt

SharePoint-listor är ett sätt att organisera och hantera data. Listorna liknar tabeller i en databas eller ett blad i en Excel-fil, men de är mer flexibla och användarvänliga. Du kan använda SharePoint-listor för att lagra och olika typer av information, som uppgifter, kontakter, händelser, problem, undersökningar och mycket mer. Du kan också anpassa dina listor med olika vyer, filter, sortering, gruppering och formateringsalternativ.

SharePoint-listor är idealiska för samarbete med ditt team, eftersom du enkelt kan dela, redigera och uppdatera data i realtid. Du kan också integrera dina listor med andra funktioner, som Power Automate, aviseringar, kalendrar och andra webbdelar i SharePoint.

Skapa en SharePoint-lista

Att skapa en lista är enkelt och du kan skapa en lista på följande ställen:

På en Webbplats:

Eller via appen Lists:

Du kan antingen använda en av de fördefinierade listmallarna eller skapa din egen lista från grunden.

• Gå till platsen där du vill skapa listan och klicka på ikonen Inställningar i det övre högra hörnet.
• Välj Webbplatsinnehåll i rullgardinsmenyn.
• Klicka på Nytt och välj sedan Lista bland alternativen.
• Ange ett namn och en beskrivning för din lista och välj en mall från listan över alternativ. Du kan också välja Ingen om du vill skapa en tom lista.
• Klicka på Skapa för att skapa din lista.

När du har skapat din lista kan du börja lägga till och redigera poster, kolumner och vyer.

Det finns många olika typer av kolumner som du kan använda i listan. Välj en kolumntyp från de tillgängliga alternativen:

Enkla kolumner:
Text
Nummer
Datum och tid
Enstavigt val
Flervalslista

Avancerade kolumner:
Lookup (hämtar data från en annan lista)
Hyperlänk eller bild
Person eller grupp
Beräknad (använder formelberäkningar)

Övriga kolumner:
Geografisk plats
Hyperlänk med bild

Följ anvisningarna för varje kolumntyp och klicka på ”OK” för att bekräfta. Du kan också ändra listinställningarna, som behörigheter, versionshantering.

Här är några av för- och nackdelarna med att använda SharePoint-listor:

Fördelar:

• De är lätta att skapa och använda, även för icke-tekniska användare.
• De är flexibla och anpassningsbara, vilket gör att du kan skräddarsy dem efter dina specifika behov och preferenser.
• De stöder samarbete och kommunikation, eftersom du kan dela och uppdatera data med dina teammedlemmar och intressenter.
• De integreras bra med andra SharePoint-funktioner och Microsoft-produkter, som Excel, Outlook och Power BI.
• De erbjuder olika alternativ för datavalidering, säkerhet och säkerhetskopiering.

Nackdelar:

• De har en gräns på 30 miljoner poster per lista, vilket kanske inte är tillräckligt för vissa scenarier.
• De kanske inte presterar bra om listan är mycket stor eller komplex, eller om det finns många samtidiga användare.
• De kanske inte stöder vissa avancerade funktioner eller funktioner som är tillgängliga i en relationsdatabas, som join-operationer, underfrågor och utlösare.
• De kan kräva ytterligare utbildning eller support för vissa användare, särskilt om listan är anpassad eller har komplex logik.

Hur går jag vidare:

SharePoint-listor är ett kraftfullt verktyg för samarbete och datahantering. De kan hjälpa dig att organisera och visa din data på ett enkelt och effektivt sätt. Dock har de också vissa begränsningar som du bör vara medveten om. Innan du bestämmer dig för att använda SharePoint-listor bör du överväga dina krav, förväntningar och alternativ.

Du är alltid välkommen på någon av våra Drop-in så visar vi mer vad som går att göra i SharePoint-listor.

Bra läsning om SharePoint.listor hos Microsoft

IT-utbildningars Drop-in

Om du har ett pågående ärende i LiUdesk så kan du dela det med din/dina kollegor. Det kan finna situationer när det kan vara bra att flera personen kan ta del av informationen eller uppdatera i ärenden.

Tänk på att om du delar ett ärende med någon så kommer den att kunna se alla kommentarer och som du och handläggarna i ärendet har skrivit och kommer att skriva.

Dela ett ärende

För att dela ett ärende så öppnar du det på Servicewebben och klickar på Dela-knappen.

 

Ange sedan vilka personer du vill dela ärendet med genom att söka på namn, klicka därefter på ”Lägg till” och ”Dela”.

Ett meddelande skickas till personen du delar med och den personen kommer från och med nu få notifieringar och se ärende på Servicewebben bland sina egna ärenden.

Ikonen för delande ärenden ser lite annorlunda, så du kan se om det är ett eget ärende eller ett delat ärendet.

Du ser alltid vilka du delar dina ärenden med

Vill du ta bort en person som delar ett ärende med så kan du klicka på Dela-knappen och därefter Ta bort de personer som du inte vill dela med längre.