Vilken telefon skall jag välja?

Här om dagen sa min dotter till mig när vi stod och valde bland plock godiset på Coop att ”det kan ju aldrig alltid inte vara något som du inte gillar”. Alla de negationerna gjorde mig helt yr i huvudet, men jag tror att hon hade fel. För lite senare på dagen satt jag där hemma och rotade i den påse jag själv plockat ihop och kände mig besviken på att det inte fanns något jag gillade. Så är det ibland, de svåraste valen är de där det finns mycket att välja på. Känner du så när du skall välja en ny LiU telefon? Förutom de sex standard telefonerna har vi en skrivbordstelefon, en enkel ”dum” telefon och en tålig rackare, allt som allt nio valmöjligheter. För att du inte skall sitta där på ditt kontor och vara besviken på ditt val så ska jag här ge dig lite tankar som kanske kan vägleda dig till ett bra val. Det finns vissa val som är enklare så låt oss börja med dem.

Ditt jobb är motsatsen till stillasittande, du är ute i skog och mark. Du trillar ofta över stubbar och har anmärkningsvärt många gånger plockat upp din telefon ur en vattenpöl eller råkat kliva på den med dina grova kängor. Då skall du ha en tuff telefon som klarar sådant, eller ett tufft skal. En Galaxy Xcover 5 ee eller en special beställning på ett tufft skal hos teleservice.

Du jobbar tilsammans med andra i ett rum där ni delar på en telefon. Eller så har du ett arbete där du i stort sett aldrig lämnar skrivbordet, och efter arbetstid vill du inte ha med din LiU telefon hem. Då kan en Doro Deskphone vara ypperligt. Det är en mobil förklädd till en bordstelefon.

LiU telefonen är inte ett centralt hjälpmedel i din arbetsroll. Du ringer sällan, behöver inte läsa mail eller skicka meddelanden över Teams. Du tycker dessutom att tangentbordet på de där ”smarta” telefonerna är alldeles för litet, du vill ha knappar! Då är en enkel Doro 5861 din bästa vän!

Android vs iOs

Nu kommer vi till den stora vattendelaren, frågan som debatterats i kilometerlånga trådar på diverse forum. Vilket är bäst? Är det någon skillnad? Jag kommer här ge er lite fakta som ni själva får ta ställning till. Jag utgår från våra riktlinjer på LiU och inte från resterande livet utanför campus.

Säkerhet. En LiU telefon skall vara säker. Vi skall känna oss lugna över att den data jag hanterar i min LiU telefon är skyddad och inte utsatt för någon risk eller sårbarhet. Både Android och iOs utsätts för risker och sårbarheter. Vad är skillnaderna? Vi kan ta den senaste sårbarheten WebP som ett exempel. Denna sårbarhet drabbade många olika operativ, däribland iOs och Android.

iOs: Genom vårt fjärrhanterings system så automatuppdatera vi konstant våra iPhones och iPad. Det innebär att majoriteten av iOs enheter alltid är uppdaterade. När denna sårbarhet upptäcktes (innan den blev allmänt känd) gjorde Apple en fix som skyddade mot denna. Det var den 21/9 som den fixen släpptes i en uppdatering. Incidenten blev allmänt känd 29/9  då blev även vi på LiU medvetna om den. Vilket betydde att när vi började jobba med den var en stor del av våra enheter redan uppdaterade och säkra. Vi på Teleservice gjorde en policy som meddelade alla som inte uppdaterat sin telefon att göra det skyndsamt. På några dagar var 90% av alla våra iOs enheter uppdaterade och skyddade. Idag är 8% inte uppdaterade.

Android: Androider kan vi inte automatuppdatera idag. Den möjligheten finns inte på samma sätt. Vilket resulterar i att de flesta inte har senaste uppdateringen till att börja med. Den 16/10 släpptes den första fixen för WebP för Androider och Samsung kom med en uppdatering.  Moto G Pro släppte ingen fix och blev istället en enhet som nu måste bytas ut. Meddelanden går fortfarande idag ut till enheter som inte än har uppdaterats.  Idag är 26% inte uppdaterade.

Livslängd. En telefons livslängd gynnar både miljö och ekonomi ju längre den blir. Och livslängden avgörs av flera faktorer. Den viktigaste faktorn är som vi redan berört, hur länge den får säkerhets uppdateringar. Moto G Pro förkortade sin livslängd med ett år genom att inte släppa någon mer säkerhetsuppdatering. Både Android och iOs tenderar att släppa mer säkerhetsuppdateringar och förlänger livstiden på sina modeller. Vi på LiU tillåter en telefon att leva 6 månader efter sista säkerhets uppdateringen.

iOs: Apple har återkommande förlängt livet på sina enheter efter att man trott att de inte skulle få någon mer säkerhets uppdatering, genom att släppa en ny. Det har gjort att man kunnat ha en iPhone i 7 år utan problem. Men medellivslängden de senaste åren har på LiU varit drygt 5 år.

Android: Android har i sina senaste modeller lovat längre livslängder med mer uppdateringar. Men har även kortat av vissa modeller som vi sett. Medellivslängden på en Android på LiU ligger på ca tre år.

 

Summa summarum: Teleservice har större möjligheter att uppdatera, hjälpa och hantera iOs enheter. Vill du ha en telefon länge och vet du med dig att du inte är jättebra på att hålla din enhet uppdaterad själv, så rekommenderar Teleservice en iOs enhet. Gillar du att byta telefon ofta och är en hejare på att hålla din enhet uppdaterad så kan en Android vara något för dig.

Tänker du igenom detta när du väljer din telefon så kan det ju aldrig alltid inte vara något som du inte gillar!

 

 

 

Dela ärende i LiUdesk

Om du har ett pågående ärende i LiUdesk så kan du dela det med din/dina kollegor. Det kan finna situationer när det kan vara bra att flera personen kan ta del av informationen eller uppdatera i ärenden.

Tänk på att om du delar ett ärende med någon så kommer den att kunna se alla kommentarer och som du och handläggarna i ärendet har skrivit och kommer att skriva.

Dela ett ärende

För att dela ett ärende så öppnar du det på Servicewebben och klickar på Dela-knappen.

 

Ange sedan vilka personer du vill dela ärendet med genom att söka på namn, klicka därefter på ”Lägg till” och ”Dela”.

Ett meddelande skickas till personen du delar med och den personen kommer från och med nu få notifieringar och se ärende på Servicewebben bland sina egna ärenden.

Ikonen för delande ärenden ser lite annorlunda, så du kan se om det är ett eget ärende eller ett delat ärendet.

Du ser alltid vilka du delar dina ärenden med

Vill du ta bort en person som delar ett ärende med så kan du klicka på Dela-knappen och därefter Ta bort de personer som du inte vill dela med längre.

 

 

 

Excel – Villkorsstyrd formatering

Du kan formatera en cell i Excel utifrån ett villkor. T.ex. kan du få en cell att bli röd när ett värde blir högre eller lägre än ditt villkor.

  1. Markera de celler du vill ska formateras utifrån dina villkor.

2. På ”Start”-menyn väljer du ”Villkorsstyrd formatering” och sedan ”Ny regel…

3. I nästa dialogruta väljer du ”Formatera endast celler som innehåller” och sedan gör ditt val nedanför. (Jag har valt Cellvärde Större än 1000). Klicka sedan på ”Formatera”.

4. Då får du upp dialogrutan för att formatera celler. Jag har här valt fliken ”Fyllning” och sedan röd färg. Välj ”OK”.

5. Klicka ”OK” i följande två dialogrutor också.

6. Nu får de celler som har ett värde som är större än 1 000 röd fyllning. Ändras siffrorna i cellerna (I detta fall i kolumn F) Så ändras också fyllningsfärgen. Du kan nu göra flera villkor på samma celler (T.ex. gör fyllningsfärgen grön om värdet är mindre än 100).

Power Automate

Vad är Power Automate?

Power Automate är Microsofts automatiseringsverktyg som du kan använda för att förenkla ditt arbete. I Power Automate skapar du flöden som kan automatisera steg som du annars måste göra manuellt. Power Automate kan användas från enkla flöden till väldigt avancerade flöden.

Var hittar du Power Automate?

Power Automate finns tillgänglig i Microsofts app meny (även kallad våfflan)

 

Hur fungerar Power Automate?

Enkelt kan man beskriva att ett flöde behöver utlösas av en aktivitet och sedan utföra en eller flera åtgärder.

Exempel på utlösare (detta är bara några få exempel):

  • Ett svar i Forms har skickats in
  • Ett e-post har kommit in i en mapp
  • En fil har uppdaterats i Teams
  • En uppgift i Planner är klar
  • Ett objekt i en SharePoint-lista har raderats
  • En tidpunkt är uppnådd
  • Ett knapp har utlösts

Exempel på åtgärder (finns massvis):

  • Skicka ett e-post
  • Skriv ett meddelande i en Teams-kanal
  • Ändrar en rad i en Excel-fil
  • Uppdatera ett objekt i en SharePoint-lista
  • Skapa en uppgift i en Planner
  • Skapa en kalenderbokning i Outlook

Mallar

För att förenkla för dig som användare har Microsoft har skapat en massa mallar som man kan utgå ifrån, dessa mallar gör inte bara att man snabbt kan skapa flöden, men kan också använda dessa mallar för att lära sig hur man bygger egna flöden.

Nedan är ett exempel på en mall:

I denna mall så är utlösaren att när nytt svar skickats in från Forms, och åtgärderna är att dels skapa en uppgift i Planner och skicka ett meddelande i Teams.

Dynamisk data

En stor fördel är att flöden har koll på den data som hanteras i flödet, vilket gör det möjligt att använda den i åtgärderna. Så i exemplet ovan så kan vi använda oss av svarsdatan från Forms. Vilket ger oss möjligheten att skicka med den i t ex meddelande som skickas till Teams.

När ska man använda Power Automate

Det kan alltid vara bra att tänka igenom när man ska använda Power Automate i sitt arbete. För enklare flöden kan man skapa egna lösningar och kanske ta hjälp av Digitaliseringsavdelningen för råd och stöd. Men om flödena är för komplexa så rekommenderas att man tar hjälp med utveckling och eventuellt tittar på om det redan finns lösningar/program som kan använda för att lösa problemet.

Power Automate är som standard personligt, dvs att flöden som du skapar är dina. Du kan dock dela dina flöden med kollegor som tillsammans med dig kan redigera flödet. Men flödet kommer att sluta att fungera den dagen du slutar din anställning på LiU. Det går att kopiera flöden och med lite handpåläggning få det att fungera på en kollegas konto, men det bör ske innan ditt konto avslutas.

Här några andra tips som kan vara bra att tänka på när man skapar flöden.

  • Se till att undvika att använda personliga Forms eller OneDrive när du skapar flöden, använd istället Forms och filer i Teams/SharePoint.
  • För enkla flöden, kolla alltid om det finns mallar innan du börjar skapa ditt flöde.
  • Börja enkelt och utöka nivån §när du känner dig bekväm med hur Power Automate fungerar, det kan snabbt bli komplexa lösningar.
  • Du kan alltid komma på IT-utbildningars Drop-in om du har frågor kring ditt flöde.

Länkar:

Bra läsning om Power Automate hos Microsoft

IT-utbildningars Drop-in