Vad är Power Automate?
Power Automate är Microsofts automatiseringsverktyg som du kan använda för att förenkla ditt arbete. I Power Automate skapar du flöden som kan automatisera steg som du annars måste göra manuellt. Power Automate kan användas från enkla flöden till väldigt avancerade flöden.
Var hittar du Power Automate?
Power Automate finns tillgänglig i Microsofts app meny (även kallad våfflan)
Hur fungerar Power Automate?
Enkelt kan man beskriva att ett flöde behöver utlösas av en aktivitet och sedan utföra en eller flera åtgärder.
Exempel på utlösare (detta är bara några få exempel):
- Ett svar i Forms har skickats in
- Ett e-post har kommit in i en mapp
- En fil har uppdaterats i Teams
- En uppgift i Planner är klar
- Ett objekt i en SharePoint-lista har raderats
- En tidpunkt är uppnådd
- Ett knapp har utlösts
Exempel på åtgärder (finns massvis):
- Skicka ett e-post
- Skriv ett meddelande i en Teams-kanal
- Ändrar en rad i en Excel-fil
- Uppdatera ett objekt i en SharePoint-lista
- Skapa en uppgift i en Planner
- Skapa en kalenderbokning i Outlook
Mallar
För att förenkla för dig som användare har Microsoft har skapat en massa mallar som man kan utgå ifrån, dessa mallar gör inte bara att man snabbt kan skapa flöden, men kan också använda dessa mallar för att lära sig hur man bygger egna flöden.
Nedan är ett exempel på en mall:
I denna mall så är utlösaren att när nytt svar skickats in från Forms, och åtgärderna är att dels skapa en uppgift i Planner och skicka ett meddelande i Teams.
Dynamisk data
En stor fördel är att flöden har koll på den data som hanteras i flödet, vilket gör det möjligt att använda den i åtgärderna. Så i exemplet ovan så kan vi använda oss av svarsdatan från Forms. Vilket ger oss möjligheten att skicka med den i t ex meddelande som skickas till Teams.
När ska man använda Power Automate
Det kan alltid vara bra att tänka igenom när man ska använda Power Automate i sitt arbete. För enklare flöden kan man skapa egna lösningar och kanske ta hjälp av Digitaliseringsavdelningen för råd och stöd. Men om flödena är för komplexa så rekommenderas att man tar hjälp med utveckling och eventuellt tittar på om det redan finns lösningar/program som kan använda för att lösa problemet.
Power Automate är som standard personligt, dvs att flöden som du skapar är dina. Du kan dock dela dina flöden med kollegor som tillsammans med dig kan redigera flödet. Men flödet kommer att sluta att fungera den dagen du slutar din anställning på LiU. Det går att kopiera flöden och med lite handpåläggning få det att fungera på en kollegas konto, men det bör ske innan ditt konto avslutas.
Här några andra tips som kan vara bra att tänka på när man skapar flöden.
- Se till att undvika att använda personliga Forms eller OneDrive när du skapar flöden, använd istället Forms och filer i Teams/SharePoint.
- För enkla flöden, kolla alltid om det finns mallar innan du börjar skapa ditt flöde.
- Börja enkelt och utöka nivån §när du känner dig bekväm med hur Power Automate fungerar, det kan snabbt bli komplexa lösningar.
- Du kan alltid komma på IT-utbildningars Drop-in om du har frågor kring ditt flöde.
Länkar:
Bra läsning om Power Automate hos Microsoft