Lär dig vad SharePoint-listor är och hur du skapar och använder dem effektivt
SharePoint-listor är ett sätt att organisera och hantera data. Listorna liknar tabeller i en databas eller ett blad i en Excel-fil, men de är mer flexibla och användarvänliga. Du kan använda SharePoint-listor för att lagra och olika typer av information, som uppgifter, kontakter, händelser, problem, undersökningar och mycket mer. Du kan också anpassa dina listor med olika vyer, filter, sortering, gruppering och formateringsalternativ.
SharePoint-listor är idealiska för samarbete med ditt team, eftersom du enkelt kan dela, redigera och uppdatera data i realtid. Du kan också integrera dina listor med andra funktioner, som Power Automate, aviseringar, kalendrar och andra webbdelar i SharePoint.
Skapa en SharePoint-lista
Att skapa en lista är enkelt och du kan skapa en lista på följande ställen:
På en Webbplats:
Eller via appen Lists:
Du kan antingen använda en av de fördefinierade listmallarna eller skapa din egen lista från grunden.
- Gå till platsen där du vill skapa listan och klicka på ikonen Inställningar i det övre högra hörnet.
- Välj Webbplatsinnehåll i rullgardinsmenyn.
- Klicka på Nytt och välj sedan Lista bland alternativen.
- Ange ett namn och en beskrivning för din lista och välj en mall från listan över alternativ. Du kan också välja Ingen om du vill skapa en tom lista.
- Klicka på Skapa för att skapa din lista.
När du har skapat din lista kan du börja lägga till och redigera poster, kolumner och vyer.
Det finns många olika typer av kolumner som du kan använda i listan. Välj en kolumntyp från de tillgängliga alternativen:
Enkla kolumner:
Text
Nummer
Datum och tid
Enstavigt val
Flervalslista
Avancerade kolumner:
Lookup (hämtar data från en annan lista)
Hyperlänk eller bild
Person eller grupp
Beräknad (använder formelberäkningar)
Övriga kolumner:
Geografisk plats
Hyperlänk med bild
Följ anvisningarna för varje kolumntyp och klicka på ”OK” för att bekräfta. Du kan också ändra listinställningarna, som behörigheter, versionshantering.
Här är några av för- och nackdelarna med att använda SharePoint-listor:
Fördelar:
- De är lätta att skapa och använda, även för icke-tekniska användare.
- De är flexibla och anpassningsbara, vilket gör att du kan skräddarsy dem efter dina specifika behov och preferenser.
- De stöder samarbete och kommunikation, eftersom du kan dela och uppdatera data med dina teammedlemmar och intressenter.
- De integreras bra med andra SharePoint-funktioner och Microsoft-produkter, som Excel, Outlook och Power BI.
- De erbjuder olika alternativ för datavalidering, säkerhet och säkerhetskopiering.
Nackdelar:
- De har en gräns på 30 miljoner poster per lista, vilket kanske inte är tillräckligt för vissa scenarier.
- De kanske inte presterar bra om listan är mycket stor eller komplex, eller om det finns många samtidiga användare.
- De kanske inte stöder vissa avancerade funktioner eller funktioner som är tillgängliga i en relationsdatabas, som join-operationer, underfrågor och utlösare.
- De kan kräva ytterligare utbildning eller support för vissa användare, särskilt om listan är anpassad eller har komplex logik.
Hur går jag vidare:
SharePoint-listor är ett kraftfullt verktyg för samarbete och datahantering. De kan hjälpa dig att organisera och visa din data på ett enkelt och effektivt sätt. Dock har de också vissa begränsningar som du bör vara medveten om. Innan du bestämmer dig för att använda SharePoint-listor bör du överväga dina krav, förväntningar och alternativ.
Du är alltid välkommen på någon av våra Drop-in så visar vi mer vad som går att göra i SharePoint-listor.
Bra läsning om SharePoint.listor hos Microsoft