Värt Att Veta – IT–tips för dig som jobbar på LiU

Inte alla känner till möjligheten att infoga fält via snabbdelar i Word. Ett fält som de flesta känner till är sidnummer, men det finns en uppsjö av fält som kan infogas i ditt dokument.

Varför infoga fält i sitt Word-dokument?

Det är för att slippa skriva samma sak på flera ställen, eller för slippa uppdatera information som redan finns tillgänglig. Exempel på detta kan vara:

• Titeln på dokumentet i sidhuvudet
• Nuvarande kapitel/rubrik i sidhuvudet
• Senast ändrad datum
• Ändrad av person
• Totalt antal sidor i dokumentet

Alla information ovan finns redan i Word och istället för skriva det manuellt i dokumentet använder vi respektive fältkod istället.

Så här gör du för att infoga fält i ditt dokument

I Infoga¹ menyn vid Text² sektionen finns knappen Snabbdelar³

Där finns valet Fält…, för att öppna Fält-fönstret och hitta de fält du vill infoga.

Fält-fönstret innehåller alla fält som går att infoga uppdelat i kategorier, men det är inte alltid lätt att hitta rätt fält då de ibland har namn som inte matchar fältinnehållet.

Varje fält har en beskrivning som kan hjälpa till så att man hittar rätt fält.

Exempel på hur det kan se ut

Nedan är ett exempel på några fält och hur man kan använda dessa i Word dokument.

Först en bild på ett exempel-dokumentet

---

---

Sedan en bild på vilka delar som är fält

---

Nedan följer en lista på de fält som används och hur du kan hitta dessa i Fält-fönstret.

Nr	Beskrivning	Kategori	Fält
1	Filnamn med sökväg	Dokumentinformation	Filnamn
2	Rubriktext (Rubrik 1)	Länkar och referenser	StyleRef
3	Titel på dokumentet	Dokumentinformation	Title
4	Senast ändrad av	Dokumentinformation	LastSavedBy
5	Senast ändrad	Datum och tid	SaveDate
6	Sidnummer	Numrering	Page
7	Totalt antal sidor	Dokumentinformation	NumPages

Detta är några exempel på hur du kan infoga fält i ditt Word-dokument och slippa manuellt ändra i dokumentet. Om antalet sidor ändras så uppdateras det fältet automatiskt, om en ny person uppdaterar dokumentet så uppdateras vem som ändrade dokumentet tillsammans med nytt datum.

Vill du se vad som står på ett annat ställe i Teams samtidigt som du läser ett inlägg eller chattmeddelande?

Då kan du öppna den i ett nytt fönster, så här gör du:

Vill du öppna ett inlägg i ett annat fönster klickar du på de tre punkterna till höger om där man gör ”Tummen upp”.

Vill du öppna en chatt i eget fönster så hovrar du med musen över namnet på den du chattar med och väljer den lilla pilen som kommer fram.

Den 13 februari kommer vi att visa olika verktyg och tekniker för att ta och redigera skärmklipp. Du kommer lära dig att göra snygga skärmklipp, snabbt och smidigt.

• Skärmklipp i Windows och Mac
• OneNote
• PowerPoint
• Greenshot
• Screenpresson

Vi ses i Zoom den 13 februari kl. 9.00-9.45. Aktiviteten riktar sig till anställda vid Linköpings universitet, ingen föranmälan krävs. Information och länk till Zoom-mötet finner du på informationssidan om Tips-Tisdag på intranätet Liunet.

Lär dig vad SharePoint-listor är och hur du skapar och använder dem effektivt

SharePoint-listor är ett sätt att organisera och hantera data. Listorna liknar tabeller i en databas eller ett blad i en Excel-fil, men de är mer flexibla och användarvänliga. Du kan använda SharePoint-listor för att lagra och olika typer av information, som uppgifter, kontakter, händelser, problem, undersökningar och mycket mer. Du kan också anpassa dina listor med olika vyer, filter, sortering, gruppering och formateringsalternativ.

SharePoint-listor är idealiska för samarbete med ditt team, eftersom du enkelt kan dela, redigera och uppdatera data i realtid. Du kan också integrera dina listor med andra funktioner, som Power Automate, aviseringar, kalendrar och andra webbdelar i SharePoint.

Skapa en SharePoint-lista

Att skapa en lista är enkelt och du kan skapa en lista på följande ställen:

På en Webbplats:

Eller via appen Lists:

Du kan antingen använda en av de fördefinierade listmallarna eller skapa din egen lista från grunden.

• Gå till platsen där du vill skapa listan och klicka på ikonen Inställningar i det övre högra hörnet.
• Välj Webbplatsinnehåll i rullgardinsmenyn.
• Klicka på Nytt och välj sedan Lista bland alternativen.
• Ange ett namn och en beskrivning för din lista och välj en mall från listan över alternativ. Du kan också välja Ingen om du vill skapa en tom lista.
• Klicka på Skapa för att skapa din lista.

När du har skapat din lista kan du börja lägga till och redigera poster, kolumner och vyer.

Det finns många olika typer av kolumner som du kan använda i listan. Välj en kolumntyp från de tillgängliga alternativen:

Enkla kolumner:
Text
Nummer
Datum och tid
Enstavigt val
Flervalslista

Avancerade kolumner:
Lookup (hämtar data från en annan lista)
Hyperlänk eller bild
Person eller grupp
Beräknad (använder formelberäkningar)

Övriga kolumner:
Geografisk plats
Hyperlänk med bild

Följ anvisningarna för varje kolumntyp och klicka på ”OK” för att bekräfta. Du kan också ändra listinställningarna, som behörigheter, versionshantering.

Här är några av för- och nackdelarna med att använda SharePoint-listor:

Fördelar:

• De är lätta att skapa och använda, även för icke-tekniska användare.
• De är flexibla och anpassningsbara, vilket gör att du kan skräddarsy dem efter dina specifika behov och preferenser.
• De stöder samarbete och kommunikation, eftersom du kan dela och uppdatera data med dina teammedlemmar och intressenter.
• De integreras bra med andra SharePoint-funktioner och Microsoft-produkter, som Excel, Outlook och Power BI.
• De erbjuder olika alternativ för datavalidering, säkerhet och säkerhetskopiering.

Nackdelar:

• De har en gräns på 30 miljoner poster per lista, vilket kanske inte är tillräckligt för vissa scenarier.
• De kanske inte presterar bra om listan är mycket stor eller komplex, eller om det finns många samtidiga användare.
• De kanske inte stöder vissa avancerade funktioner eller funktioner som är tillgängliga i en relationsdatabas, som join-operationer, underfrågor och utlösare.
• De kan kräva ytterligare utbildning eller support för vissa användare, särskilt om listan är anpassad eller har komplex logik.

Hur går jag vidare:

SharePoint-listor är ett kraftfullt verktyg för samarbete och datahantering. De kan hjälpa dig att organisera och visa din data på ett enkelt och effektivt sätt. Dock har de också vissa begränsningar som du bör vara medveten om. Innan du bestämmer dig för att använda SharePoint-listor bör du överväga dina krav, förväntningar och alternativ.

Du är alltid välkommen på någon av våra Drop-in så visar vi mer vad som går att göra i SharePoint-listor.

Bra läsning om SharePoint.listor hos Microsoft

IT-utbildningars Drop-in