Etikett: Excel

Publicerat

Excel – Villkorsstyrd formatering

Du kan formatera en cell i Excel utifrån ett villkor. T.ex. kan du få en cell att bli röd när ett värde blir högre eller lägre än ditt villkor.

  1. Markera de celler du vill ska formateras utifrån dina villkor.

2. På ”Start”-menyn väljer du ”Villkorsstyrd formatering” och sedan ”Ny regel…”

3. I nästa dialogruta väljer du ”Formatera endast celler som innehåller” och sedan gör ditt val nedanför. (Jag har valt Cellvärde Större än 1000). Klicka sedan på ”Formatera”.

4. Då får du upp dialogrutan för att formatera celler. Jag har här valt fliken ”Fyllning” och sedan röd färg. Välj ”OK”.

5. Klicka ”OK” i följande två dialogrutor också.

6. Nu får de celler som har ett värde som är större än 1 000 röd fyllning. Ändras siffrorna i cellerna (I detta fall i kolumn F) Så ändras också fyllningsfärgen. Du kan nu göra flera villkor på samma celler (T.ex. gör fyllningsfärgen grön om värdet är mindre än 100).

Publicerat

Dela upp en kolumn i två kolumner i Excel

Ibland får man Exceldokument där flera saker står i samma cell. I nedanstående exempel har jag efternamn och förnamn i samma cell och de är skrivna med versaler (HOLMQVIST EMMA). Jag kommer att dela upp cellen i två med förnamn och efternamn för sig och med blandade versaler och gemener (Emma) och (Holmqvist).

  1. Markera kolumn B och C

  2. Högerklicka och välj ”infoga”.

  3. Skriv in nya rubriker – i mitt fall ”Förnamn och Efternamn”

  4. Ställ dig i översta cellen (I mitt fall B2) och skriv in förnamnet som du vill ha det (OBS! Du måste stava rätt), tryck sedan ”Enter” för att flytta till cellen nedanför.

  5. Tryck nu ”Ctrl + E” på tangentbordet och vips så har du alla förnamn på plats:

  6. Gör nu samma sak i efternamnskolumnen, börja med översta cellen (I mitt fall C2). Skriv efternamnet och tryck ”Enter”.

  7. Tryck sedan ”Ctrl + E” och du har alla efternamn på plats.

    OBS! Excel känner av var första mellanslaget finns. Så för personer med dubbla efter- eller förnamn kommer det att bli felaktigheter.

Publicerat

Snabb åtkomst till Ångra-knappen

En bra sak med att jobba digitalt är att det är så smidigt att backa tillbaka när man gjort fel. Bara ett snabbt klick på Ångra-knappen för att återställa det misstag man just gjorde. Eftersom att Ångra-knappen är så viktig så vill jag gärna ha den direkt nåbar utan att behöva leta mig fram i menyerna.

I Microsofts skrivbords-appar (t.ex. Word, Excel, PowerPoint, Outlook) finns något som heter Verktygsfältet Snabbåtkomst. Om du har detta aktiverat så ligger det antingen ovanför…

…eller under menynfliksområdet.

Detta är alltså ett fält som alltid är synlig, oavsett vilken flik du för tillfället befinner dig under. Du kan själv välja vilka funktioner du vill ha snabb åtkomst till.

Såhär gör du:

  • Öppna ett dokument i det programmet du ska använda (t.ex. PowerPoint eller Word), klicka på Arkiv-fliken och gå till Alternativ.
  • Klicka på fliken Verktygsfältet Snabbåtkomst. För att det här fältet ska vara synligt så markerar du på Visa verktygsfältet Snabbåtkomst. Välj om det ska vara placerat Ovanför eller Under menyfliksområdet.
  • Sedan är det fritt fram att välja vad som du vill ha snabb åtkomst till. Under Vanliga kommandon finns bland annat kommandot Ångra. Markera det och klicka på Lägg till. Passa gärna på att skumma igenom samtliga kommandon för att se om det finns fler du vill lägga till. Du kan fälla ner menyn här för att se valbara kommandon från de olika flikarna.
  • När du är klar klickar du på Okej.

Publicerat

Excel – Formulär

När du har stora listor eller tabeller i Excel kan det vara jobbigt att ”scrolla” i sidled för att fylla i data. Då kan man använda något som heter ”Formulär”. Den här funktionen var vanlig förr (för 20 år sedan) i Excel, men för några versioner sedan togs den bort från menyerna. Man kan dock fortfarande ta fram den. Gör så här:

  1. Längst upp till vänster i den gröna listen finns ett område som heter ”Verktygsfältet snabbåtkomst”, här ligger sparaknappen och ångra-knappar från början. Klicka på den lilla nedåtpilen längst till höger.

  2. Välj ”Fler kommandon”

  3. I dialogrutan som kommer fram väljer du ”Alla kommandon”

  4. Bläddra ned till ”Formulär”, markera det och tryck sedan på ”Lägg till” och till sist på ”OK”.

  5. Nu finns en ny ikon i det gröna fältet för ”Formulär”

  6. Ställ dig sedan någonstans i din data och tryck på denna ikon. Då får du fram ett formulär med varje rad som en post att redigera.

 

Mikael Söderström