Vi har alla många uppgifter att göra och vi får dem från olika håll. På Tips-tisdagen den 29 september visar vi dig hur du kan hålla koll på dem genom att använda Microsofts program Outlook, Planner och ToDo.
Läs mer om Tips-tisdagarna här och om hur du ansluter dig.
BIld av OpenClipart-Vectors från Pixabay
”Vi kan väl boka ett möte nästa vecka, när passar det dig?”
En vanlig fråga som ibland kan leta till en alltför långdragen mejlväxling med förslag på mötestider som passar den ena men inte den andre. Men det finns ett knep! Nästa gång du får en sådan förfrågan så kan du prova att smygkika i den andres kalender. Det är faktiskt ganska lätt att göra – förutsatt att det är en person som arbetar vid LiU och använder sin Outlook-kalender.
Titta i kollegans kalender
Öppna upp Outlook på din dator, gå in i kalender-fliken och klicka på knappen Lägg till kalender – Öppna delad kalender…
Skriv in kollegans namn i dialogrutan och klicka OK. Om mer än ett LiU-konto har det namnet så får du upp en lista där du får välja rätt.
Kalendern visas sedan bredvid din egen kalender, samt kommer att vara nåbar under rubriken Delade kalendrar i vänstermenyn. I de flesta fall så kommer du att kunna se när kollegan är uppbokad, men inga detaljer om aktiviteten.
Låta kollegan titta i din kalender
Du kan också styra hur mycket dina kollegor ska kunna se av din kalender. Klicka i så fall på knappen Dela kalender – Kalender.
I grundinställningarna så kan användargruppen My Organzation, det vill säga alla inom LiU, se vilka tider som du är upptagen. Behåll gärna den inställningen som den är eftersom att det underlättar när någon ska samordna en mötestid med dig.
Du kan välja att ge specifika personer utökade rättigheter i din kalender. Klicka då på Lägg till… och leta rätt på kollegan i adressboken. Markera sedan personen i listan och välj Behörighetsnivå.
Rubriker och platser är det som är synligt i kalenderns översiktsvy. All information innebär att kollegan även kan se informationen i läsfönstret (i högerkanten på bilden här nedanför).
Har du en mötestid som du inte vill att kollegorna ska se trots utökad behörighet? Markera mötet som Privat så syns det bara att du är upptagen den tiden men inget mer. Detta symboliseras med ett litet hänglås på mötestiden i din kalender.
Sista tisdagen varje månad är du välkommen till Tips-Tisdag med IT-utbildarna. Vi ses kl. 9.00-10.00 i Zoom.
Den 25 februari är temat Administrera ett möte via Outlook och OneNote. Du kommer bland annat att få lära dig att kalla till ett möte och boka rum via Outlook, samt att skriva mötesanteckningar i OneNote.
Läs mer här om hur du ansluter dig.
Skickar du ibland e-post på uppdrag åt andra? Då är det vanligt att mottagarna skickar svar och frågor till dig istället för till den som egentligen kan besvara dem. I Outlook kan du ställa in så att breven automatiskt skickas till en annan mottagare när någon trycker på ”svara”.
Så här gör du:
Skriv ditt brev och lägg till mottagare precis som vanligt. Gå till fliken ”Alternativ” och välj ”Direktsvar till”
Kryssa i rutan ”Skicka svar till” och fyll i vem du vill att svar på brevet ska gå till. Det går att ha flera mottagare. Du själv behöver inte vara med alls.
På det här sättet går eventuella svar på ditt brev direkt till någon annans adress och eventuella frågor kan komma till rätt person direkt utan att du behöver vidarebefordra breven manuellt.
/Emma
Ibland vill du kanske förbereda ett e-postmeddelande men skicka iväg det vid ett senare tillfälle. Det går utmärkt att göra i Outlook.
Skriv ditt meddelande precis som vanligt:
Gå till fliken ”Alternativ” och välj ”Fördröj leverans”
I dialogrutan som dyker upp kan du ställa in dag och tid då mejlet ska skickas iväg.
Klicka sen på ”skicka” precis som vanligt. Brevet ligger kvar i din Utkorg fram till den tidpunkt då du ställt in att det ska gå iväg. Datorn behöver inte vara igång den tid då brevet ska gå iväg. Det skickas ändå från servern.
Om du vill göra ändringar i brevet eller skicka iväg det direkt öppnar du bara brevet från Utkorgen och gör dina ändringar. Vill du att det ska gå iväg direkt går du in i Fördröj leverans igen och tar bort krysset ur rutan. Stäng och skicka iväg på vanligt sätt. Om du ångrar dig och inte vill skicka iväg meddelandet längre är det bara att ta bort det från Utkorgen.
//Emma
