Figurer och tabeller ska definieras med hjälp av formatmallar i Word. (Se tidigare inlägg om formatmallar och innehållsförteckningar) På så vis kan du också skapa automatiska figurförteckningar och tabellförteckningar.
Infoga beskrivning
Klistra in din figur eller tabell på vanligt sätt i Word. Ställ markören på raden ovanför figuren och gå in i menyn ”referenser”. Klicka på ”Infoga beskrivning”.
Formatera förteckningen så som du vill att den ska se ut och klicka sen OK. Om du lägger in fler figurer eller tabeller efteråt så kan du uppdatera förteckningen på samma sätt som innehållsförteckningen. Högerklicka på den och välj ”uppdatera fält”.
Referera till figuren i brödtext
Om du i din text vill referera till en viss figur och vill vara säker på att numreringen blir korrekt använder du en s.k. korsreferens. Under referensmenyn väljer du ”Korsreferens”.
I ”Referenstyp” anger du vad du vill referera till, t.ex. Figur. Du kan välja om den ska skriva ut hela Figurbeskrivningen eller enbart etikett och nummer (finns flera alternativ, välj det du föredrar). Välj din figur i listan. Klicka på ”infoga”. Om du nu byter ordning på dina tabeller eller figurer kommer referensen automatiskt att numreras om i texten.
Rutan ”Infoga som hyperlänk” kan du kryssa i om din text kommer publiceras digitalt. Då kan en läsare klicka på referensen och automatiskt komma till figuren. Ska texten enbart distribueras i tryckt form ska den inte vara ikryssad.