I ett längre Worddokument kan det vara praktiskt med en innehållsförteckning för att hjälpa läsaren att hitta i dokumentet. Om du varit konsekvent och använt Words inbyggda formatmallar kan du mycket enkelt skapa en automatisk innehållsförteckning. (Se tidigare inlägg om formatmallar).

Så här gör du en innehållsförteckning

Ställ markören på det ställe i ditt dokument där du vill ha din innehållsförteckning (förslagsvis på en ny tom sida någonstans i början av ditt dokument). I menyfliken ”Referenser” väljer du ”Innehållsförteckning”. Det finns färdiga förslag att välja på eller så kan man välja att formatera en egen variant. Här har jag valt den som i LiU-mallen kallas ”Formell”.

Innehållsförteckningen tar automatiskt med dina rubriker i tre nivåer och sidnummer. Ändrar du senare ordning på olika delar i ditt dokument högerklickar du bara på innehållsförteckningen och väljer ”uppdatera fält”. Du får då upp en dialogruta där du väljer om du enbart vill uppdatera sidnummer eller hela tabellen (om du t ex ändrat eller lagt till rubriker).

Välj det alternativ som passar och klicka OK.

Innehållsförteckningen är länkad, så om du klickar på en rubrik eller sidnummer så kommer du automatiskt dit i dokumentet. Det kan vara praktiskt om du kommer publicera ditt dokument digitalt.

/Emma

Att använda Words inbyggda funktion för rubriker och text kan underlätta enormt om du skriver längre dokument. På så vis vet du att rubrikerna och texten alltid ser likadana ut i hela dokumentet och du kan enkelt skapa en automatisk innehållsförteckning.

I Word finns också de dokumentmallar som kommunikationsavdelningen på LiU skapat utifrån vår grafiska profil. (Om din dator är AD-ansluten finns de där automatiskt, annars kan du ladda ner dem från: www.liu.se/insidan/kommunikationsstod/grafiskprofil) I mallarna är typsnitt och rubriker förinställda för att korrekt följa profilen. Du öppnar dem enkelt genom att öppna Word, välj Arkiv – Nytt dokument från mall. Välj den mall du tycker passar för ändamålet (det finns både på svenska och engelska).

 

Rubriker och brödtext

Så här ser rutan ut i menyn där du väljer format för din text. Markera den text som ska vara rubrik och välj rubriknivå (håll dig helst till max 3 nivåer, fler blir oftast bara rörigt). Den vanliga brödtexten ska vara enligt formatet ”Normal”. Nytt stycke i texten blir ”Normal indrag”.

 

 

Jobba igenom hela texten så att all text är formaterad enligt dessa formatmallar. Då kommer du få ett dokument som ser ut ungefär så här:

 

 

I ett senare avsnitt återkommer vi till hur du enkelt kan skapa en innehållsförteckning och även tabell- och figurförteckningar i ditt dokument.

Lycka till!

/Emma