Kalender – Sida 2 – Värt Att Veta – IT–tips för dig som jobbar på LiU

12 augusti 20217 juli 2021

Återkommande tid i kalendern

Tidig höst är en av mina bästa tider på året. Efter några lata sommarveckor är det liksom ganska skönt att få starta upp igen, och fylla kalendern med aktiviteter.

Vissa aktiviteter återkommer med regelbundenhet. Då kan man skapa en återkommande händelse i sin Outlook-kalender. Schemalägg den första förekomsten och klicka på knappen Återkommande.

Då öppnas ett fönster där du kan ställa in med vilka intervall händelsen ska återkomma. På bilden här ser vi en händelse som ska återkomma kl. 9.00-10.00 varje vecka på tisdagar mellan 17 augusti och 21 december.

Händelsen sparas i kalender, samma tid varje vecka. Att händelsen är återkommande indikeras av symbolen nere i höger hörn.

Om du vill redigera händelsen så högerklickar du på den och klickar på Öppna. Om du bara vill redigera den enstaka händelsen, t.ex. för att det är en helgdag just den veckan, så väljer du Öppna förekomst. Om du vill redigera samtliga händelser, t.ex. för att man beslutat att aktiviteten ska ske på onsdagar istället, så klickar på Öppna serie.

Psst… du vet väl att IT-utbildarnas drop-in sker varje onsdag kl. 15.00-16.00 och fredagar kl. 8.30-9.30 hela hösten. Lägg gärna in det i din kalender så att du inte glömmer.

14 maj 20205 maj 2020

En inblick i kollegans Outlook-kalender

”Vi kan väl boka ett möte nästa vecka, när passar det dig?”

En vanlig fråga som ibland kan leta till en alltför långdragen mejlväxling med förslag på mötestider som passar den ena men inte den andre. Men det finns ett knep! Nästa gång du får en sådan förfrågan så kan du prova att smygkika i den andres kalender. Det är faktiskt ganska lätt att göra – förutsatt att det är en person som arbetar vid LiU och använder sin Outlook-kalender.

Titta i kollegans kalender

Öppna upp Outlook på din dator, gå in i kalender-fliken och klicka på knappen Lägg till kalender – Öppna delad kalender…

Skriv in kollegans namn i dialogrutan och klicka OK. Om mer än ett LiU-konto har det namnet så får du upp en lista där du får välja rätt.

Kalendern visas sedan bredvid din egen kalender, samt kommer att vara nåbar under rubriken Delade kalendrar i vänstermenyn. I de flesta fall så kommer du att kunna se när kollegan är uppbokad, men inga detaljer om aktiviteten.

Låta kollegan titta i din kalender

Du kan också styra hur mycket dina kollegor ska kunna se av din kalender. Klicka i så fall på knappen Dela kalender – Kalender.

I grundinställningarna så kan användargruppen My Organzation, det vill säga alla inom LiU, se vilka tider som du är upptagen. Behåll gärna den inställningen som den är eftersom att det underlättar när någon ska samordna en mötestid med dig.

Du kan välja att ge specifika personer utökade rättigheter i din kalender. Klicka då på Lägg till… och leta rätt på kollegan i adressboken. Markera sedan personen i listan och välj Behörighetsnivå.

Rubriker och platser är det som är synligt i kalenderns översiktsvy. All information innebär att kollegan även kan se informationen i läsfönstret (i högerkanten på bilden här nedanför).

Har du en mötestid som du inte vill att kollegorna ska se trots utökad behörighet? Markera mötet som Privat så syns det bara att du är upptagen den tiden men inget mer. Detta symboliseras med ett litet hänglås på mötestiden i din kalender.

4 april 20198 september 2021

Kom igång med Zoom – grunderna

Zoom har ersatt Adobe Connect som system för distansundervisning och videomöten vid LiU. I den här filmen går jag lite kort igenom grunderna i hur du startar ett videomöte, hur du schemalägger möten och bjuder in deltagare via Outlook. Vi tittar också på grundfunktionerna i programmet.

LiU-IT utbildningar har kurser i Zoom för dig som vill veta mer. Du hittar tider och anmäler dej här >>

(Videons längd: 10:53. Klicka här eller på Vimeo-loggan nere till höger för att se filmen i större format.)

Kom igång med Zoom from LiU Medicin & Hälsa on Vimeo.

23 augusti 20184 juli 2025

Mötesbokning i Outlook

Outlook har ett praktiskt system för mötesbokning. Allra bäst fungerar det om de flesta man ska bjuda in finns inom din egen organisation (LiU i vårt fall) och även använder sin Outlook-kalender. Då kan Outlooks schemaläggningsassistent hjälpa till att finna en lämplig mötestid då alla kan vara med. Men det fungerar även att använda oavsett om mottagarna finns inom LiU eller om de använder Outlook eller inte.

Fördelen för dig som bjuder in är att du kan samla information om vilka som tackat jag på ett ställe och enkelt kan kommunicera med deltagarna. Fördelen för den som får inbjudan är att det läggs till automatiskt i kalendern utan att denne själv behöver skriva in det.

I filmen visar jag hur det går till.

I filmen visas exempel på hur det ser ut på PC. Funktionerna är samma i Outlook för Mac men menyerna ser lite annorlunda ut. Så här ser schemaläggningsassistenten ut:

/Emma

3 november 201621 september 2016

Hantera kalenderbehörigheter i Outlook

Det kan vara smart att kunna dela sin kalender med kollegor för att enklare kunna boka in möten eller se när någon finns på plats. I Outlook är det lätt gjort! (Det kräver förstås att du använder din elektroniska kalender istället för en analog papperskalender… ;))

Alla anställda på LiU har ett e-postkonto på en s.k. Exchange-server. Där finns även automatiskt en kalender som du kan använda i Outlook eller på din smarta telefon. Du kan själv välja hur mycket information från din kalender som andra ska se. De flesta kan bara se ledig/upptagen, men de personer du själv väljer kan få se mer information och även lägga till/ändra information, om du vill. (I Office för Mac finns en bugg som gör att det inte alltid fungerar som det ska med delade kalendrar. Man kan dock alltid logga in via webbmejlen och se kalendern den vägen istället om det behövs.)

För att ställa in detta går du till kalendern i Outlook och klickar på knappen ”Kalenderbehörigheter”.

Klicka på knappen ”Lägg till…” för att välja en person som du vill ge behörighet till din kalender. I rutan som kommer upp söker du upp personen och klickar på knappen ”Lägg till” längst ner. Klicka OK.

Nu har personen (i detta fall Stina) lagts till i listan högst upp i rutan. Som standard får Stina behörighetsnivån ”ledig/upptagen”. Klicka på Stinas namn och klicka på menyn ”Behörighetsnivå” och välj t ex ”Granskare”. Det ger Stina behörighet att se vad jag skrivit i kalenderbokningarna. Men hon kan inte ändra, ta bort eller lägga till något i min kalender. Det syns i de olika valen i nedre delen av rutan vad hon kan göra. Du kan även ändra valen direkt här om du vill. Prova även att välja andra alternativ under ”Behörighetsnivå” för att se hur alternativen ändras.

När Stina sen vill se min kalender gör hon så här:

I Kalendervyn i Outlook klickar hon på ”Öppna Kalender” ”från adressboken”

Stina letar upp mitt namn och lägger till mig, precis som ovan. När hon klickar OK dyker min kalender upp bredvid hennes egen i Outlook. Mitt namn finns också med i hennes lista över kalendrar till vänster så att hon snabbt kan öppna den igen vid behov.

//Emma

Se också: