Bilder kan göra mycket för att göra ditt dokument mer levande. Idag visar jag hur du lägger in bilder, placerar dem i dokumentet, använder olika effekter eller beskär din bild i Word. Filmen är inspelad i Word för Mac, så menyerna kan se lite olika ut, men funktionerna är desamma på PC.
(Videons längd: 05:25. Klicka här eller på Vimeo-loggan nere i högra hörnet för att se videon i större format.)
Sidnumrering i långa dokument är en viktig del för att hjälpa läsaren. Så här gör du för att infoga sidnummer i ditt dokument.
Gå till fliken ”Infoga”. Välj ”Sidnummer”. I listan som kommer upp kan du välja på ett antal förinställda varianter av sidnummer.
Välj t ex ”Nederst på sidan” så kommer ytterligare några alternativ upp.
Här finns några standardalternativ där sidnumret sitter till vänster, i mitten eller till höger. Det finns även en del andra alternativ om man vill – t ex den banderoll som visas längst ner i exemplet. Men i vanliga dokument är det bästa att hålla sig till de enkla alternativen.
Klicka på det alternativ du vill använda så infogar word automatiskt sidnummer i dokumentet.
Om du vill göra om formateringen efteråt eller t ex börja på en annan siffra än 1 så går det också bra. Markera sidnumret och klicka på ”formatera sidnummer”.
I dialogrutan som kommer upp kan du göra olika inställningar för att få sidnumren att visa sig så som du själv vill.
Du kanske inte vill att sidnumreringen ska börja på första sidan (t ex en omslagssida). Då måste du tala om för sidhuvdet/sidfoten att du vill ha en ”annorlunda förstasida”. Därefter infogar du sidnummer från sidan närmast efter men väljer ”Börja med…” i samma dialogruta som ovan. Skriv in den siffra du vill att numreringen ska börja med (oftast 1). Denna metod fungerar även om du vill att sidnumreringen ska börja ännu längre in i dokumentet – då lägger du in en avsnittsbrytning på sidan före där du vill att numreringen ska starta. Infoga sidnummer på rätt sida och välj ”Börja med…”.
/Emma
Med funktionen Spåra ändringar i Word kan man enkelt arbeta ihop med ett dokument och snabbt få en överblick över vilka ändringar eller kommentarer andra gjort i dokumentet.
För att aktivera spårning av ändringar går du till fliken ”Granska” och klickar på knappen ”Spåra ändringar”.
Nu kommer alla ändringar som görs i dokumentet att markeras och du kan lätt välja vilka ändringar från andra du vill behålla eller ta bort. Det gör du genom att för varje ändring klicka på antingen ”Acceptera” eller ”Ignorera”. Dina kollegor kan också lägga in kommentarer i dokumentet som du också lätt kan se. (För att lägga till en kommentar – ställ markören vid det stycke du vill kommentera och klicka på ”Ny kommentar”.)
Lika praktiskt som den här funktionen kan vara, lika irriterande kan det vara när man inte hittar knappen för att få bort dem.
Så här gör du:
Gå till fliken ”Granska”. Avaktivera rutan ”Spåra ändringar” genom att klicka på den. Nu spåras inte längre några nya ändringar. Däremot finns de redan spårade ändringarna kvar. För att få bort dem måste du antingen ”acceptera” eller ”ignorera” dem.
Det går att acceptera alla ändringar på en gång genom att trycka på ner-pilen under ”Acceptera” och välja alternativet ”Acceptera alla ändringar”. Där finns också en genväg till: ”Acceptera alla ändringar och avsluta spårning”. Om du inte vill acceptera en ändring väljer du istället ”ignorera”.
Den här funktionen finns i alla versioner av Word både på Mac och PC. Menyerna kan se lite olika ut och alternativen vara döpta lite olika, men de finns där och principen är densamma. Bilderna ovan kommer från Office 2013 för PC.
//Emma
Figurer och tabeller ska definieras med hjälp av formatmallar i Word. (Se tidigare inlägg om formatmallar och innehållsförteckningar) På så vis kan du också skapa automatiska figurförteckningar och tabellförteckningar.
Klistra in din figur eller tabell på vanligt sätt i Word. Ställ markören på raden ovanför figuren och gå in i menyn ”referenser”. Klicka på ”Infoga beskrivning”.
Formatera förteckningen så som du vill att den ska se ut och klicka sen OK. Om du lägger in fler figurer eller tabeller efteråt så kan du uppdatera förteckningen på samma sätt som innehållsförteckningen. Högerklicka på den och välj ”uppdatera fält”.
Om du i din text vill referera till en viss figur och vill vara säker på att numreringen blir korrekt använder du en s.k. korsreferens. Under referensmenyn väljer du ”Korsreferens”.
I ”Referenstyp” anger du vad du vill referera till, t.ex. Figur. Du kan välja om den ska skriva ut hela Figurbeskrivningen eller enbart etikett och nummer (finns flera alternativ, välj det du föredrar). Välj din figur i listan. Klicka på ”infoga”. Om du nu byter ordning på dina tabeller eller figurer kommer referensen automatiskt att numreras om i texten.
Rutan ”Infoga som hyperlänk” kan du kryssa i om din text kommer publiceras digitalt. Då kan en läsare klicka på referensen och automatiskt komma till figuren. Ska texten enbart distribueras i tryckt form ska den inte vara ikryssad.
I ett längre Worddokument kan det vara praktiskt med en innehållsförteckning för att hjälpa läsaren att hitta i dokumentet. Om du varit konsekvent och använt Words inbyggda formatmallar kan du mycket enkelt skapa en automatisk innehållsförteckning. (Se tidigare inlägg om formatmallar).
Ställ markören på det ställe i ditt dokument där du vill ha din innehållsförteckning (förslagsvis på en ny tom sida någonstans i början av ditt dokument). I menyfliken ”Referenser” väljer du ”Innehållsförteckning”. Det finns färdiga förslag att välja på eller så kan man välja att formatera en egen variant. Här har jag valt den som i LiU-mallen kallas ”Formell”.
Innehållsförteckningen tar automatiskt med dina rubriker i tre nivåer och sidnummer. Ändrar du senare ordning på olika delar i ditt dokument högerklickar du bara på innehållsförteckningen och väljer ”uppdatera fält”. Du får då upp en dialogruta där du väljer om du enbart vill uppdatera sidnummer eller hela tabellen (om du t ex ändrat eller lagt till rubriker).
Välj det alternativ som passar och klicka OK.
Innehållsförteckningen är länkad, så om du klickar på en rubrik eller sidnummer så kommer du automatiskt dit i dokumentet. Det kan vara praktiskt om du kommer publicera ditt dokument digitalt.
/Emma
